Quando escalonar um assunto?
Começando pelo básico: “Escalar” ou “Escalonar”?
Escalar e Escalonar são palavras que existem na língua portuguesa e o significado é ligeiramente parecido. É importante observar que a utilização indevida pode provocar entendimento incorreto frente determinadas situações.
- Escalonar é sinônimo de graduar, ordenar ou arrumar, ou seja, dispor em escalões ou dar forma de escada;
- Escalar é sinônimo de subir, galgar ou atingir o nível hierárquico superior;
Dados os significados, tomemos por exemplo as frases abaixo:
“O assunto foi escalonado ao presidente.”
“O assunto foi escalado ao presidente.”
Ambas denotam que o assunto chegou ao conhecimento do presidente, porém a utilização do verbo escalonar indica que o assunto passou por todos os níveis hierárquicos antes de chegar ao destino. Já a utilização do verbo escalar representa um acionamento direto ao mais alto nível hierárquico.
Mas fique tranquilo. A maioria dos escalonamentos é feito para o seu líder ou superior imediato. Nesse contexto, escalamento ou escalonamento são sinônimos e podem ser utilizados sem risco de ambiguidades.
Quando escalonar um assunto?
Essa é uma dúvida que frequentemente paira sobre líderes ou gestores, principalmente os menos experientes: escalonamento pode ser confundido com falta de habilidade para tomada de decisão? A melhor resposta é “depende”.
Em geral, empresas com estrutura projetizada, tratam o tema com maior naturalidade. Já em empresas com estrutura funcional, onde a maioria dos gestores chegam à liderança pelo bom desempenho operacional, o escalonamento pode ser visto como uma ameaça.
Dessa forma, o escalonamento deve ser feito, preponderantemente, nas seguintes situações:
- a decisão está fora do escopo do gestor;
Um recurso do projeto tem férias compulsórias agendada automaticamente pelo RH, mas ele é peça fundamental para entregar o projeto no prazo. Essa decisão, está totalmente fora do escopo do projeto e, qualquer alteração nas férias, pode ter impactos legais sobre a empresa.
- o gestor não tem conhecimento sobre o assunto;
O cliente solicita que um deliverable do projeto seja alterado, mas existem outros projetos do mesmo programa que dependem dos entregáveis desse projeto. A decisão de aprovar a alteração do deliverable pode estar na alçada do gerente de projetos, mas o impacto é desconhecido.
- a decisão pode expôr ou agravar issues que estavam controlados;
Dois recursos do projeto com o mesmo skill, mesmo salário e mesmo tempo de empresa, estão sendo assediados pelo mercado, mas gostam do ambiente de trabalho e não estão na iminência de deixarem da empresa. No meio do projeto, a empresa disponibiliza um único bônus e o gestor é obrigado a escolher qual recurso será beneficiado.
- a decisão pode gerar riscos.
O projeto está na fase de testes, mas o cliente demonstra interesse em instalar uma nova versão de sistema operacional que poderá comprometer a entrega. O gestor não tem recursos disponíveis, budget e nem prazo para uma análise do impacto.
Sempre que abordo o tema, costumo fazer analogia de escalonamento com um banhista entrando no mar em uma praia desconhecida:
- escalonar com a água na canela, é sinônimo delegar a tomada de decisão;
- escalonar com a água no pescoço, é sinônimo de não tomar decisão
- escalonar com a água na cintura é a medida certa;
Como não escalonar um assunto?
É sempre importante ter em mente que escalonar não significa transferir o problema para a pessoa escalonada.
O gestor que realiza o escalonamento deve continuar como owner do assunto e é o responsável pelo tracking, cobrando todos os stakeholders envolvidos até que a tomada de decisão seja realizada.
É essencial destacar que:
- Enviar um e-mail não significa que o assunto foi escalonado;
- Copiar o líder em e-mail não é escalonamento;
É prudente que escalonamentos não sejam realizados exclusivamente por e-mail ou mensagem. Um alinhameto preliminar por telefone pode ser o melhor caminho e, em algumas situações, até a solução.