Stakeholders? Por que gerenciar isso?
Introdução
Os stakeholders, (“partes interessadas” em tradução livre) nada mais são que grupos ou indivíduos que podem impactar ou ser impactados pelo projeto. Controlar esses grupos ou indivíduos é de suma importância, tanto que, no PMBOK, a Gestão de Partes Interessadas é tratada como uma das 10 áreas de conhecimento utilizadas na Gestão de Projetos.
Mas em tempos de agilidade, onde o manifesto para desenvolvimento ágil de software, valoriza “Software em funcionamento mais do que a documentação abrangente”, termos como “PMBOK”, “áreas de conhecimento” e “gestão de projetos” soam ultrapassados, uma vez que, tudo no PMBOK direciona para a criação de documentos, planejamento e controle.
Fazer gestão de stakeholders dentro de um time ágil, pode parecer preciosismo, ou até mesmo desnecessário… mas isso não significa que a gestão de partes interessadas perdeu sua importância como ferramenta de gestão.
A gestão de partes interessadas, passou a ser uma ferramenta utilizada com um viés muito mais estratégico do que antes. Conhecer os stakeholders de uma organização é determinante para que empresas (ou departamentos) municiem áreas de vendas, compras e soluções, com informações relevantes, uma vez que permite entender quem são indivíduos com poder, influência e interesse dentro das organizações monitoradas.
Agora que você já entendeu a importância de gerenciar as partes interessadas, vamos aprender a utilizar, de maneira simples e eficiente, essa ferramenta de gestão?
Para facilitar a compreensão, vamos trabalhar em cima de um cenário hipotético: realizaremos o gerenciamento das partes interessadas de uma grande organização, para suportar uma pequena empresa a assinar um contrato de fornecimento serviços de TI.
Como mapear os Stakeholders?
Identificar os stakeholders
O primeiro passo é levantar quem são as partes interessadas da organização alvo. O mapeamento pode começar de maneira muito simples e ser incrementado à medida que o nível de relacionamento aumenta.
Identificar as funções dos stakeholder
O segundo passo é identificar o papel de cada stakeholder mapeado. Essa informação é relevante na identificação do grau de poder, grau de interesse e grau de influência do indivíduo dentro da organização.
Qualificar os stakeholders
O terceiro passo consiste na qualificação dos stakeholders sob 3 prismas: Poder, Interesse e Influência.
- Grau de poder: métrica responsável por qualificar o poder de decisão do grupo ou indivíduo no relacionamento almejado.
- Grau de interesse: métrica responsável por qualificar o interesse do grupo ou indivíduo no relacionamento almejado.
- Grau de influência: métrica responsável por qualificar o nível de influência do grupo ou indivíduo no relacionamento almejado.
A qualificação pode seguir uma escala de 0 a 10, onde 0 indica grau mínimo e 10 indica grau máximo. Como exemplo, a tabela abaixo ilustra o resultado do mapeamento das partes interessadas da organização alvo.
Como tratar os stakeholders?
Tendo as partes interessadas mapeadas e qualificadas, é possível estabelecer o tipo de tratamento que cada stakeholder da organização deverá receber. O tratamento dos stakeholders deverá considerar a qualificação do Grau de Poder x Grau de Interesse da parte interessada:
| Grau de Poder | Grau de Interesse | Ação | Orientação |
|---|---|---|---|
| Maior que 5 | Maior que 5 | Gerenciar de perto | Nível máximo de acompanhamento, com contato frequente e muita transparência |
| Menor que 5 | Maior que 5 | Manter Satisfeito | Manter informado este nível e realizar acompanhamento das expectativas |
| Maior que 5 | Menor que 5 | Manter Informado | Manter formalmente informado dentro do processo de engajamento |
| Menor que 5 | Menor que 5 | Monitorar | Acompanhar à distância, sem dispender grandes esforços |
Ao final desse passo, teremos uma visão de quais tratamentos devem ser aplicados a cada stakeholder da organização monitorada:
Como identificar o nível de engajamento dos stakeholders?
Nesse passo, o propósito é avaliar o nível de engajamento de cada stakeholder. Esse enquadramento deverá considerar a qualificação do Grau de Influência x Grau de Interesse da parte interessada:
| Grau de Influência | Grau de Interesse | Nível de Engajamento | Orientação |
|---|---|---|---|
| Maior que 5 | Maior que 5 | Aliados | Alta Influência / Interesse favorável É a fonte do poder. Manter o status quo é a principal estratégia para esse tipo de stakeholder |
| Maior que 5 | Menor que 5 | Bloqueadores | Alta Influência / Interesse contrário Traçar estratégias para negociar ou isolar esse tipo de stakeholder |
| Menor que 5 | Maior que 5 | Membros da Rede | Baixa Influência / Interesse favorável Traçar estratégias para que esses stakeholders constituam uma base política, prezando pela neutralidade. |
| Menor que 5 | Menor que 5 | Desaceleradores | Baixa Influência / Interesse contrário Traçar fortes estratégias de negociação, de maneira a evitar que se tornem Bloqueadores |
Ao final desse passo, teremos a visão do nível de engajamento de cada stakeholder da organização monitorada:
Stakeholder Mapping
Agora que já temos o mapeamento, o tratamento e o nível de engajamento identificados, precisamos exibir os resultados em uma visão que responda, de maneira intuitiva e rápida, como está o acompanhamento das partes interessadas da organização alvo.
O stakeholder mapping é constituido por uma matriz multidimensional, onde o nível de engajamento é representado por 4 quadrantes e o nível de tratamento é representado pelas cores dos cards dos stakeholders mapeados. O template do Stakeholder Mapping está disponível na ferramenta canva.com, e pode ser acessado através do link .
Enfim, vamos gerenciar os stakeholders?
Agora que você já tem o mapeamento concluído e visível, o que precisa ser feito para a gerenciar os stakeholders? Abaixo listamos duas ações mandatórias que garantirão a efetividade da gestão e a entrega do valor proporcionado pela ferramenta:
- Estabeleça um prazo para a atualização do seu mapeamento. As organizações são vivas e trabalhar com informações desatualizadas pode gerar um enorme desperdícios de esforços.
- Avalie quais ações precisam ser tomadas, mas evite o preciosismo!! Você pode até montar um plano de comunicação e estabelecer metas para melhorar o nível de engajamento de determinados indivíduos, mas em geral, ter a visão do nível de engajamento das partes interessadas (visão proporcionada pelo Stakeholder Mapping) já fornece informações relevantes para áreas estratégicas da empresa.
Onde eu posso aplicar a gestão de stakeholders?
Nesse post, exercitamos a utilização da ferramenta em uma área estratégica, aplicada a um time comercial ou time prospecção de novos clientes / negócios. Mas a utilização da gestão de stakeholders não se restringe ao nível estratégico:
- Scrum Masters, podem utilizar gestão de stakeholders para entender melhor as novas equipes;
- Product Owner / Product Managers podem utilizar a gestão de stakeholders para avaliar a aceitação de novas features para usuários estratégicos;
- Gestores de pessoas, podem utilizar gestão de stakeholders para elencar seus recursos, priorizando reconhecimentos e reduções;
- Funcionários, podem utilizar gestão de stakeholders para elaborar uma estratégia de exposição e crescimento, buscando engajamento na organização.
Conclusão
Gerenciar stakeholders é uma importante ferramenta para mapear e traçar estratégias de engajamento de indivíduos ou grupos que podem impactar ou ser impactados em uma organização. Essa gestão não se aplica exclusivamente à gestão de projetos. Como sua utilização é simples e intuitiva, pode ser aplicada em áreas estratégicas das empresas como também em gerenciamento de times, squads ágeis para os mais diversos fins.